Требование к электронным документам для налоговой

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требование к электронным документам для налоговой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/[email protected] отражены следующие требования.

1. Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
5. Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
7. При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
8. Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
9. Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
10. В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Сканы документов: ФНС диктует свои правила

Будьте внимательны – российские суды устанавливают индивидуальные нормы для отсканированных бумаг. Это обусловлено разницей во внутренних регламентах оформления.

• Принимаются документы только в формате PDF.
• Разрешение – 200 DPI.
• Объем файла – до 10 МБ.
• Все документы должны быть черно-белыми. При отправлении заполненных синими или фиолетовыми чернилами бланков нужно привести их в монохромный вид – это делается в программе сканера.
• Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы.
• Темы писем и приложенные файлы должны отражать суть документа и иметь одинаковые названия формата «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…».

Несмотря на утвержденное единое руководство, целесообразно заранее уточнить порядок подачи в том ведомстве, с которым вы собираетесь взаимодействовать. Встречаются частные случаи, которые не отражены в законах. Так, ФНС заявляет, что для ряда документов необходима усиленная электронная подпись ответственного лица. Для ФНС это является гарантией того, что она не получит фальсификат, а для вас – что документ точно будет рассмотрен.

30 октября 2020

В соответствии с абзацем шестым пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 33, ст. 3431; 2017, N 45, ст. 6586), а также на основании пункта 1 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506 «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 40, ст. 3961; 2017, N 15, ст. 2194), в целях установления порядка обмена документами между регистрирующим органом и другими участниками электронного взаимодействия и в связи с реализацией положений Федерального закона от 30.10.2017 N 312-Ф3 «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в части взаимодействия регистрирующего органа с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» приказываю:

1. Утвердить Порядок взаимодействия с регистрирующим органом при направлении документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, а также требования к формированию таких электронных документов согласно приложению к настоящему приказу.

2. Признать утратившими силу:

приказ Федеральной налоговой службы от 12.08.2011 № ЯК-7-6/[email protected] «Об утверждении Порядка направления в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.10.2011, регистрационный номер 21987);

приказ Федеральной налоговой службы от 24.12.2015 № ММВ-7-14/[email protected] «О внесении изменений в Порядок направления в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, утвержденный приказом ФНС России от 12 августа 2011 г. № ЯК-7-6/[email protected]» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26.01.2016, регистрационный номер 40780).

3. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 25.11.2020.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего вопросы государственной регистрации юридических и физических лиц.

Руководитель Федеральной налоговой службы

Д.В. Егоров

Зарегистрировано в Минюсте РФ 29 октября 2020 г.

Регистрационный N 60640

Приложение к приказу ФНС России от 12 октября 2020 г. N ЕД-7-14/[email protected]

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

9. Формирование электронных документов, необходимых для регистрации, должно осуществляться с учетом следующих требований:

1) при направлении электронных документов, необходимых для регистрации, заявителем (в том числе в случае, когда заявителем является нотариус):

необходимые для государственной регистрации заявление, уведомление, сообщение формируются в виде файла формата ods (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), xls (xlsx), tif, pdf;

иные документы формируются с учетом требований, предусмотренных пунктом 10 настоящих Порядка и Требований, в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) при направлении электронных документов, необходимых для регистрации, нотариусом в случаях, когда он не является заявителем, многофункциональным центром необходимые для государственной регистрации заявление, уведомление, сообщение и иные документы формируются с учетом требований, предусмотренных пунктом 10 настоящих Порядка и Требований, в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10. Формирование электронных документов в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов может осуществляться в формате tif, pdf.

Формирование документов в формате tif должно осуществляться с учетом следующих требований:

формат изображения	BW;
разрешение	300 * 300dpi;
глубина цвета	1 бит;
формат готового файла	многостраничный tif.

Документы на бумажных носителях, содержащие несколько листов, сканируются в один файл.

Формирование документов при направлении через мобильное приложение может осуществляться в формате jpeg, xls (xlsx).

11. Электронные документы, сформированные в соответствии с подпунктом 1 пункта 9 настоящих Порядка и Требований, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Электронные документы, сформированные в соответствии с подпунктом 2 пункта 9 настоящих Порядка и Требований нотариусом, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Электронные документы, сформированные в соответствии с подпунктом 2 пункта 9 настоящих Порядка и Требований в многофункциональном центре, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника многофункционального центра.

12. На каждый электронный документ, сформированный в соответствии с пунктом 9 настоящих Порядка и Требований, при его подписании усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с пунктом 11 настоящих Порядка и Требований формируется файл с такой электронной подписью.

13. Для направления в регистрирующий орган сформированных в соответствии с главой II настоящих Порядка и Требований электронных документов, необходимых для регистрации, указанные электронные документы упаковываются в один архивный файл формата zip (далее — архивный файл).

В архивный файл помимо электронных документов, указанных в абзаце первом настоящего пункта, должны включаться файл в формате xml с описью вложенных в архивный файл электронных документов, необходимых для регистрации (далее — опись вложения), и файл в формате xml с описанием транспортной информации.

14. После направления архивного файла заявителю, нотариусу или в многофункциональный центр способом, указанным в пункте 7 настоящих Порядка и Требований, автоматически направляется содержащее уникальный номер сообщение о доставке архивного файла в МИ ФНС России по ЦОД.

15. При выявлении в ходе форматно-логического контроля архивного файла его несоответствий требованиям, установленным пунктом 13 настоящих Порядка и Требований, заявителю, нотариусу или в многофункциональный центр способом, указанным в пункте 7 настоящих Порядка и Требований, автоматически направляется сообщение о невозможности обработки архивного файла, содержащее информацию о выявленных несоответствиях форматно-логического контроля.

16. Не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрирующим органом архивного файла, заявителю, нотариусу или в многофункциональный центр способом, указанным в пункте 7 настоящих Порядка и Требований, автоматически направляется архивный файл формата zip, содержащий:

файл с распиской в получении документов, содержащей входящий номер и дату получения регистрирующим органом электронных документов, необходимых для регистрации, уникальный номер, аналогичный указанному в пункте 14 настоящих Порядка и Требований, перечень полученных регистрирующим органом электронных документов, необходимых для регистрации, сформированный на основании описи вложения, дату готовности документов, формируемых регистрирующим органом по результатам рассмотрения таким органом полученных электронных документов, необходимых для регистрации;

файл с усиленной квалифицированной электронной подписью регистрирующего органа.

17. По результатам рассмотрения регистрирующим органом электронных документов, необходимых для регистрации, заявителю, нотариусу или в многофункциональный центр способом, указанным в пункте 7 настоящих Порядка и Требований, направляется архивный файл формата zip, содержащий:

электронный документ или электронные документы, соответствующий (соответствующие) принятому регистрирующим органом решению;

файл с усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица регистрирующего органа на каждый электронный документ, который подписан такой электронной подписью.

18. Направленный заявителем, нотариусом или многофункциональным центром архивный файл поступает в МИ ФНС России по ЦОД. При этом заявителю, нотариусу или в многофункциональный центр в режиме реального времени способом, указанным в пункте 7 настоящих Порядка и Требований, автоматически направляется сообщение о доставке архивного файла в МИ ФНС России по ЦОД.

19. Поступивший в МИ ФНС России по ЦОД архивный файл проходит форматно-логический контроль на наличие в нем файла с описанием транспортной информации и описи вложения, электронных документов, необходимых для регистрации, указанных в описи вложения, на отсутствие искажения таких электронных документов, на соответствие усиленной квалифицированной электронной подписи, которой подписаны указанные электронные документы, требованиям законодательства Российской Федерации, регулирующего отношения в области использования электронных подписей.

20. Архивный файл, не прошедший предусмотренный пунктом 19 настоящих Порядка и Требований форматно-логический контроль, в регистрирующий орган не направляется. При этом направившему такой архивный файл заявителю, нотариусу или многофункциональному центру способом, указанным в пункте 7 настоящих Порядка и Требований, автоматически направляется сообщение о невозможности обработки архивного файла, содержащее информацию о выявленных несоответствиях форматно-логического контроля.

21. Архивный файл, прошедший предусмотренный пунктом 19 настоящих Порядка и Требований форматно-логический контроль, с уникальным номером, аналогичным указанному в пункте 14 настоящих Порядка и Требований, автоматически направляется в регистрирующий орган.

22. Поступивший в МИ ФНС России по ЦОД архивный файл с результатами его форматно-логического контроля и уникальным номером, аналогичным указанному в пункте 14 настоящих Порядка и Требований, сохраняется в соответствующей базе данных МИ ФНС России по ЦОД не менее двух лет, следующих за днем получения такого архивного файла МИ ФНС России по ЦОД.

23. Поступившие в МИ ФНС России по ЦОД из регистрирующего органа архивные файлы формата zip, содержащие электронные документы, предусмотренные подпунктами 4-7 пункта 3 настоящих Порядка и Требований, не позднее двух часов после поступления таких архивных файлов в МИ ФНС России по ЦОД автоматически направляются заявителю, нотариусу, в многофункциональный центр способом, указанным в пункте 7 настоящих Порядка и Требований.

24. Поступившие в МИ ФНС России по ЦОД архивные файлы формата zip сохраняются в базе данных МИ ФНС России по ЦОД не менее двух лет, следующих за днем их получения МИ ФНС России по ЦОД.

25. В регистрирующем органе не реже одного раза в час в течение рабочего дня в соответствии с графиком (режимом) работы регистрирующего органа в автоматическом режиме осуществляется запрос МИ ФНС России по ЦОД о наличии направленных в регистрирующий орган архивных файлов.

При наличии направленных в регистрирующий орган архивных файлов в отношении каждого архивного файла в автоматическом режиме осуществляется:

получение архивного файла и его распаковывание;

регистрация включенных в архивный файл электронных документов, необходимых для регистрации, с присвоением им входящего номера;

формирование файла формата odf (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), doc (docx), rtf с распиской в получении документов, содержащей входящий номер и дату получения регистрирующим органом электронных документов, необходимых для регистрации, уникальный номер, аналогичный указанному в пункте 14 настоящих Порядка и Требований, перечень полученных регистрирующим органом электронных документов, необходимых для регистрации, сформированный на основании описи вложения, дату готовности документов, формируемых регистрирующим органом по результатам рассмотрения им полученных электронных документов, необходимых для регистрации, и его подписание усиленной квалифицированной электронной подписью регистрирующего органа;

формирование для передачи в МИ ФНС России по ЦОД архивного файла формата zip, содержащего предусмотренный настоящим пунктом файл с распиской в получении документов и файл с усиленной квалифицированной электронной подписью регистрирующего органа.

26. По результатам рассмотрения регистрирующим органом электронных документов, необходимых для регистрации, осуществляется:

формирование электронного документа или электронных документов, соответствующего (соответствующих) принятому регистрирующим органом решению. Такой (такие) электронный документ (электронные документы) формируются в формате odf (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), doc (docx), rtf, tif, pdf и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица регистрирующего органа;

формирование для передачи в МИ ФНС России по ЦОД архивного файла формата zip, содержащего предусмотренный (предусмотренные) настоящим пунктом электронный документ (электронные документы) и файл с усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица регистрирующего органа на каждый электронный документ, подписанный такой электронной подписью.

27. Процесс передачи в МИ ФНС России по ЦОД предусмотренных пунктами 25 и 26 настоящих Порядка и Требований архивных файлов формата zip осуществляется в автоматическом режиме не реже одного раза в час в течение рабочего дня в соответствии с графиком (режимом) работы регистрирующего органа.

---

ФНС утвердила новый порядок взаимодействия с регистрирующим органом при подаче электронных документов для госрегистрации юрлиц и ИП.

Закреплена возможность направления документов через мобильное приложение и МФЦ. Нотариусы также могут использовать СМЭВ и подключенную к ней единую информсистему нотариата.

Приказ вступает в силу с 25 ноября 2020 г.

Если вы получили КЭП до 1 июля 2021 года, проверьте, аккредитован ли ваш удостоверяющий центр по новым правилам. Если аккредитован — работайте с КЭП до окончания её срока действия, а затем получайте новую. Если нет — проверяйте в списке, чтобы удостоверяющий центр успел пройти аккредитацию до 31 декабря 2021 года. Если не успеет, с 1 января 2022 года вам придётся получать новую подпись в налоговой.

Если вы собираетесь получать КЭП до 31 декабря 2021 года, у вас два варианта: получить подпись бесплатно в ФНС или платно в аккредитованном удостоверяющем центре. Если хотите получить подпись в удостоверяющем центре, убедитесь, что на момент выдачи КЭП он аккредитован по закону 476-ФЗ — иначе подпись будет недействительной.

С 1 января 2022 года ИП и организации, которые не выдают кредиты и не занимаются финансированием, смогут получить КЭП только в налоговой и её доверенных удостоверяющих центрах. Сотрудники, которые подписывают документы компаний, должны будут получать подписи физлиц и электронные доверенности.

Финансовые организации с 1 января 2022 года будут получать КЭП в Центробанке РФ.

Дата публикации 16.03.2018

Использован релиз БП 3.0.57.17

В ходе проведения налоговой проверки налоговый орган вправе истребовать документы для проверки у проверяемого лица. Для этого налогоплательщику направляется Требование о представлении документов (информации).

Если организация использует электронный документооборот с налоговым органом, то уведомления и требования о представлении документов поступают в организацию по телекоммуникационным каналам связи.

Примечание

Требования, письма и другие документы, направляемые налоговым органом налогоплательщику отправляются инспекцией по последнему адресу, по которому произошло электронное взаимодействие. Чтобы избежать ситуации, когда требование может приходить в разные информационные базы рекомендуется направить налоговому органу Уведомление о получателе документов.

При представлении документов по требованию ИФНС следует обратить внимание на следующее:

1. Если представляемый документ имеет утвержденный формат, он может быть направлен в налоговый орган в формате xml. Документы в формате xml могут подготовить и отправить в ИФНС только те организации, которые осуществляют электронный обмен документами со своими контрагентами (при условии, что эти документы имеют утвержденный ФНС формат).
2. Если организация не осуществляет электронный документооборот со своими контрагентами или для истребуемых документов нет утвержденного формата, такие документы направляются в ИФНС в виде скан-образов.

В данной статье рассмотрено следующее:

• Перечень документов, которые можно отправить в ответ на требование ИФНС
• Получение требования и подтверждение о приеме
• Подготовка истребуемых первичных документов и счетов-фактур в виде скан-документов
• Подготовка истребуемых первичных документов и счетов-фактур в виде xml-документов
• Загрузка xml-документов из другой базы
• Загрузка сканированных документов из другой базы
• Подготовка истребуемых Книг покупок/продаж, журналов счетов-фактур
• Отправка ответа на требование

Поскольку перечень документов, имеющих утвержденный ФНС формат, ограничен, в виде xml-файла можно передавать только следующие документы:

• счет-фактура;
• корректировочный счет-фактура;
• товарная накладная (ТОРГ-12);
• акт приемки-сдачи работ (услуг);
• документ о передаче товара при торговых операциях;
• документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);
• счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру;
• корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру;
• книга покупок;
• книга продаж;
• дополнительный лист Книги покупок;
• дополнительный лист Книги продаж;
• журнал полученных и выставленных счетов-фактур.

В виде скан-образа, согласно формату, можно отправить любые документы, которые запрашивает у налогоплательщика налоговый орган.

Истребуемые первичные документы и счета-фактуры отправляются в ответ на требование в виде скан-документов в случае, когда они были оформлены на бумажном носителе.

Примечание

Наличие документов в информационной базе «1С:Бухгалтерии 8» (или другой программы «1С») не говорит о том, что эти документы являются такими электронными документами, которые можно отправить в виде xml-файлов. Юридически значимыми электронными документами считаются только документы, подписанные электронной подписью и имеющие xml-формат.

Если сканированные документы не были загружены в информационную базу ранее, то чтобы вставить в ответ на требование сканы истребуемых документов нажмите кнопку «Загрузить с диска» и выберите команду «Сканированный документ» (рис. 7).

Примечание

Если сканированные документы были загружены в информационную базу ранее (например, отправлялись в ответ на другие требования из ИФНС), используйте кнопку «Выбрать из базы» — «Ранее загруженные сканированные документы». Подробно об этом см. ниже.

Выберите файл скан-документа и нажмите кнопку «Открыть».

Готовим документы для налоговиков

При нажатии на кнопку «Выбрать из базы — Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур» (рис. 30) к ответу на требование можно приложить истребуемые документы в xml-формате:

• книга покупок;
• книга продаж;
• журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
• дополнительный лист Книги покупок;
• дополнительный лист Книги продаж.

Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты требования, должен быть подписан ЭП налогоплательщика и направлен по ТКС в адрес налогового органа.

После подготовки всех необходимых истребуемых документов для отправки ответа на требование нажмите кнопку «Отправить» (рис. 33). Перед отправкой будет произведено подписание.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).

К сведению

Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013¹).

Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Имейте в виду, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая необходимость может возникнуть, в частности, в случае обнаружения несоответствия предоставленных сведений и сведений, содержащихся у налоговой, а также в случае сверки копий документов с их ­подлинниками (письмо Минфина РФ от 11.01.2009 № 03-02-07/1-1).

Чиновники в письмах ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/[email protected] и Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 (направлено ­письмом ФНС России от 29.08.2014 № АС-4-2/17341) разъяснили порядок заверения многостраничных документов. В данном случае возможно как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

Книга учёта и первичные документы у ФЛП в 2021 году

Налоговики не вправе требовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в инспекцию при проведении камеральных или выездных проверок. Правда, указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в инспекцию в виде подлинников, которые впоследствии были возвращены, а также на ситуации, когда ­документы были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).

Для того чтобы соблюсти ограничение на повторное истребование документов, чиновники рекомендуют налогоплательщикам представлять документы с сопроводительным письмом и описью (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

Если они направляются в бумажном виде, то опись составляют в свободной форме (Пример 3).

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 рабочих дней (20 дней – при проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения ­соответствующего требования (п. 3 ст. 93 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

Пример 4

Бизнесмен 30.10.2015 получил требование о представлении документов на камеральную проверку.

В данном случае крайний срок представления документов — 16.11.2015. Дело в том, что в подсчет берутся только рабочие дни: 2, 3, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 16 ноября.

Если ИП не имеет возможности представить требуемые документы в течение установленного срока, то можно попросить отсрочку (Пример 5). Сделать это надо в течение дня, следующего за днем получения требования. В уведомлении указывают причины, по которым документы не могут быть представлены вовремя, и новый срок ­представления ­документов (п. 3 ст. 93 НК РФ).

В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) инспекции вправе продлить сроки представления документов или отказать, о чем выносится отдельное ­решение (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Отметим, что арбитры не раз говорили, что законодательство не допускает немотивированного, произвольного отказа налоговиков в про­длении срока представления документов при наличии соответствующего ходатайства налогоплательщика.

Требование о представлении документов в случае встречных проверок следует исполнить в течение 5 рабочих дней со дня получения. Второй вариант – в тот же срок налогоплательщик сообщает, что не располагает указанными документами (п. 5 ст. 93.1 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Образец ­уведомления для такой ситуации см. в Примере 7.

Пример 6

ИП 02.11.2015 получил требование о представлении документов по встречной проверке. В данном случае крайний срок представления документов ? 10.11.2015, поскольку в подсчет берутся только рабочие дни: 3, 5, 6, 9, 10 ноября.

Если бизнесмен не представил в установленный срок документы, он будет оштрафован в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126, п. 4 ст. 93, п. 6 ст. 93.1 НК РФ). Причем размер штрафа увеличивается до 400 рублей за каждый документ, если в течение года он совершит аналогичное повторное нарушение (п. 2 и п. 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ, письмо Минфина России от 24.07.2012 № 03-02-08/64).

Отметим, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов не определено с достоверностью. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо (письмо Минфина России от 17.10.2013 № ­03-02-08/43377).

Судебная практика

Если требование о представлении необходимых для камеральной налоговой проверки документов не исполнено налогоплательщиком по причине истребования документов, которые не относятся к предмету проверки, или по причине неопределенности истребуемых документов, то оснований для применения ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, не имеется (постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 № 15333/07).

Кроме того, за непредставление в установленный срок в инспекцию документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Ограниченного перечня документов, которые может истребовать налоговый орган в законодательстве не предусмотрено.

Фактически налоговый орган может истребовать документы:

— связанные с проведением налоговой проверки;

— не связанные с проведением налоговой проверки.

Налоговый орган имеет право запросить:

— у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), документы (информацию) (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);

— информацию относительно конкретной сделки у участников этой сделки или иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения таких документов (информации) (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать у участников сделок или иных лиц, располагающих информацией о них, любые документы относительно конкретной сделки (письмо ФНС № ЕД-4-2/19869 от 30.09.2014).

В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). К данному требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации) (пункт 4 статьи 93.1 НК РФ).

Налогоплательщик на основании п.2 статьи 93 НК РФ может представить истребуемые документы:

— на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;

— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС России форматам.

Кроме того, в НК РФ предусмотрены следующие способы представления документов:

— лично;

— через представителя;

— по телекоммуникационным каналам связи;

— через личный кабинет налогоплательщика.

Способы передачи документов в электронном виде поименованы в Приказе ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/[email protected]

Представление электронных документов по запросу налогового органа

1. На главной странице системы Экстерн перейти в раздел «Новое», выбрать пункт «Требования» > «Все требования». Далее кликнуть по нужному требованию в списке.

2. В открывшемся окне нажать на кнопку «Ответить на требование». Кнопка становится активной после отправки квитанции о приеме. Затем выбрать «Отправить истребуемые документы».

В отличие от скан-копий документы в виде xml-файлов практически не требуют редактирования. После их загрузки следует заполнить пункт требования — номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.

• Как представить документы в ФНС в электронном виде?
• Плюсы представления документов через систему Контур.Экстерн
• Как с помощью Диадока представить электронные документы в налоговую?
• Представление в бумажном виде
• Порядок представления документов через интернет в рамках камеральной проверки
• Представление документов в рамках встречной проверки
• Представление документов в рамках выездной проверки
• Сообщение об участнике ЭДО

Обычно передача документов в налоговую в электронном виде производится налогоплательщиками по окончании каждого отчетного или налогового периода. По ТКС значительная их часть передает в инспекцию налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Но есть и иные причины, по которым нужно подать документы в налоговую в электронном виде: налоговики могут запросить документы в ходе проверки (камеральной, выездной, встречной) или предложить пояснить данные декларации или внести в них исправления. Что же нужно учесть при подаче документов в электронном виде в инспекцию?

В первую очередь помнить о сроках:

• 10 рабочих дней предоставляется налогоплательщику для подготовки и сдачи документов, запрошенных в ходе налоговых проверок;
• 5 рабочих дней дается для подачи пояснений и исправления декларации (п. 3 ст. 88, п. 5 ст. 93.1 НК РФ);

Отсчет сроков нужно производить от даты получения требования из инспекции. Нарушение сроков чревато: за каждый непредставленный документ предусмотрен штраф 200 руб. (ст. 126 НК РФ).

Есть и другие сроки, о которых необходимо помнить. Например, для подачи по ТКС возражений на акт налоговой проверки у налогоплательщика есть 1 месяц (п. 6 ст. 100 НК РФ).

Электронная подача документов в налоговую производится налогоплательщиками регулярно в виде налоговой и бухгалтерской отчетности. При отправке электронных документов в инспекцию необходимо заверять их электронной подписью и соблюдать законодательно установленные сроки (при представлении документов по запросам контролеров). Специальный бесплатный налоговый сервис позволяет дистанционно подавать документы для регистрации компаний и ИП.

Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.

Обратите внимание

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/[email protected] указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.

Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.

Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.

Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.

Обратите внимание

5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.

Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.

Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:

• KD – префикс, принимающий четырехзначное значение, равное 1101 (истребованные документы);
• О – идентификатор отправителя, имеет вид: девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации) – для организаций, двенадцатиразрядный код (ИНН физлица, при отсутствии ИНН – последовательность из двена-дцати нулей) – для физлиц;
• P – идентификатор конечного получателя, четырехразрядный код налогового органа в соответствии с СОНО;
• GGGGMMDD – дата формирования файла;
• N1, N2 – идентификационные номера файла (GUID).

Для регистрации юрлица или ИП можно использовать традиционные, офлайновые, способы подачи документов. Они могут быть представлены в налоговый орган или многофункциональный центр (МФЦ) лично заявителем или его представителем, а также отправлены по почте с объявленной ценностью и описью вложения.

Зарегистрировать юрлицо или ИП можно и через Интернет. 25 ноября 2020 г. вступает в силу новый порядок взаимодействия с регистрирующим органом при направлении электронных документов, необходимых для госрегистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Он утвержден Приказом ФНС России от 12 октября 2020 г. № ЕД-7-14/[email protected] Предусмотрено несколько способов удаленного направления документов в электронном виде: подача их заявителем через сайт налоговой службы, мобильное приложение, Портал госуслуг или МФЦ, а также нотариусом по просьбе заявителя.

Несмотря на издание нового приказа, требования к формированию электронных документов и порядок их подачи почти не изменились по сравнению с предыдущими¹.

Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде

1. Подготовка пакета документов в соответствии с требованиями к их оформлению, формирование транспортного контейнера.

2. Указание необходимых сведений о заявителе, в том числе адреса электронной почты, куда будет поступать информация о статусе направленных документов.

3. Загрузка транспортного контейнера.

4. Отправка транспортного контейнера в налоговый орган.

5. Форматно-логический контроль поступившего в налоговый орган архивного файла: проверяется наличие всех электронных документов, указанных в описи вложения, отсутствие искажений файлов, соответствие электронной подписи требованиям законодательства РФ⁶.

6. Направление налоговым органом архивного файла с распиской в получении документов и файлом с электронной подписью налогового органа либо направление сообщения о невозможности обработки архивного файла в случае непрохождения форматно-логического контроля.

7. Направление налоговым органом архивного файла с принятым решением, подписанным электронной подписью уполномоченного должностного лица.

Де-юре неправильное оформление документов в электронной форме не влечет за собой отказ в государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Де-факто это будет означать, что направленные документы налоговый орган не примет на стадии форматно-логического контроля и дальше они рассматриваться не будут.

Отказ налогового органа в регистрации возможен только в том случае, если заявитель изначально не представил все необходимые документы согласно требованиям Закона о госрегистрации юрлиц и ИП или же имеются иные основания для отказа, предусмотренные законом⁷.

• Используйте специализированные программы подготовки документов.
• Проверьте наличие всех документов, необходимых для регистрации, и их соответствие установленным техническим требованиям.
• Проверьте действительность электронной подписи и ее принадлежность уполномоченному на подпись лицу.

К плюсам можно отнести:

• ускорение процедуры регистрации;
• возможность подать документы в удобное время и в любом месте;
• отсутствие необходимости свидетельствовать в нотариальном порядке подпись заявителя на представляемом им заявлении, уведомлении или сообщении.

Среди минусов можно выделить:

• сложность в понимании порядка направления документов;
• возможные технические сбои;
• вероятность отказа в принятии документов при непрохождении форматно-логического контроля.

---

¹ Приказ ФНС России от 12 августа 2011 г. № ЯК-7-6/[email protected]

² Пункт 5 Приказа ФНС России от 12 октября 2020 г. № ЕД-7-14/[email protected]

³ Пункты 9, 10 того же приказа.

⁴ Пункт 11 того же приказа.

⁵ Пункт 13 того же приказа.

⁶ Пункт 19 того же приказа.

⁷ Статья 23 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Для упрощения разработки форматов электронных документов ФНС ведёт и публикует на своём сайте электронный Справочник унифицированных элементов электронных документов (далее – Справочник).

В Справочник включают:

• элементы электронных документов, используемые при описании их форматов;
• классификаторы, справочники, перечни, используемые при формировании элементов электронных документов;

Справочник содержит следующую информацию об элементах электронного документа и элементах используемых классификаторов, справочников, перечней:

• наименование элемента;
• код (имя) элемента, уникальный в рамках системы стандартизации форматов электронных документов в РФ;
• формальное описание формата элемента, которое включает – 1) имя элемента, расширением которого является данный элемент (при наличии), 2) вложенные элементы, входящие в состав данного элемента, порядок их следования (при наличии);
• контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки корректности формирования элемента (при наличии);
• правила визуализации при необходимости;
• дополнительную и иллюстративную информацию (при наличии);
• дату введения элемента;
• версию элемента;
• дату прекращения использования элемента и заменяющий элемент (при наличии);
• историю изменений.

Пополнение Справочника происходит на основании форматов электронных документов, введенных в действие приказами ФНС или совместных приказов органов исполнительной власти и Налоговой службы.

Суть в том, что в Справочник включают новые элементы, использованные при описании вводимого в действие формата электронного документа.

ФНС размещает обновленный Справочник в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата электронного документа в Минюсте.

Предусмотрено, что ФНС ежегодно по результатам заседания Комиссии утверждает план разработки и ввода в действие форматов электронных документов. Это нужно для того, чтобы пользователи форматов могли своевременно подготовить к доработке соответствующие информационные системы.

Главное при этом – наличие обоснованного заключения Комиссии по вопросу востребованности тех или иных форматов электронных документов.

План разработки и ввода в действие форматов электронных документов включает следующие сведения:

• наименование документов (нормативных актов), которые устанавливают требования к электронному документу (при наличии);
• наименование лиц, участвующих в разработке формата электронного документа;
• срок представления формата на рассмотрение Комиссии;
• срок утверждения формата;
• переходный период, в течение которого можно использовать прошлую и новую версию формата;
• дата ввода в действие формата.

Допустимо проявить инициативу и внести на рассмотрение Комиссии свой разработанный формат. Его нужно направить официальным письмом в ФНС. Срок его рассмотрения налоговиками – 2 месяца максимум с правом доработки (при необходимости).

Ввод в действие формата электронного документа происходит на основании:

• приказа ФНС;
• либо совместного приказа с заинтересованным госорганом.

Срок – не ранее чем через 6 месяцев с момента утверждения такого приказа и при условии наличия рекомендации Комиссии о вводе его в действие. Но законодательством РФ или актами Правительства России может быть установлен иной порядок ввода в действие.

Прекращение действия формата электронного документа происходит по согласованию с Комиссией по тем же основаниям.

В нём публикуют на сайте ФНС введенные в действие форматы. Налоговая служба обновляет сведения в нём в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата в Минюсте.

Реестр утвержденных форматов электронных документов содержит следующую информацию:

• уникальный идентификатор формата;
• наименование формата;
• версия формата;
• формальное описание формата;
• контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки соответствия электронного документа формату;
• правила визуализации;
• документация формата (в виде, предназначенном для восприятия человеком);
• наименование разработчика формата;
• дата ввода в действие формата;
• приказ о вводе в действие формата;
• дата прекращения действия формата;
• приказ о прекращении действия формата;
• историю изменений формата.

Публикуют форматы электронных документов в Реестре так, чтобы не нужно было обращаться к Справочнику.

Важно, что информацию о прекративших действие форматах не исключают из Реестра: она всегда доступна.

Токен	1200 Р разово
Электронная подпись	от 950 Р в год
Программа СКЗИ	0 Р

Токен	1200 Р разово
Электронная подпись	от 1500 Р в год
Программа СКЗИ	0 Р или коммерческая СКЗИ на выбор от 900 Р

Похожие записи:

• Образец генеральной доверенности от юридического лица физическому лицу
• Список льготных лекарств для инвалидов 3 группы на 2021
• Учреждения для детей-сирот и детей оставшихся без попечения родителей виды