Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок разработки должностных инструкций 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
ДИ характеризуется этими функциями:
- Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
- Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.
Цели формирования инструкции:
- Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
- Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
- Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
- Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
- Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.
На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.
Как оформить должностную инструкцию
Существует 2 формы должностных инструкций:
- Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
- Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.
Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.
Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.
В этом разделе прописывается основная информация:
- Должность сотрудника.
- Наименование подразделения.
- Подчиненность сотрудника.
- Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
- Особенности замещения основного сотрудника временным.
- Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.
Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).
Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.
После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:
- Отдельный лист под роспись.
- Специальный журнал.
- Графа в самой инструкции.
Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.
В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.
На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.
При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.
К обязанностям кадровых работников относятся:
- прием и увольнение сотрудников (включая временных работников и подрядчиков);
- составление и поддержание в актуальном состоянии кадровых документов;
- уведомление сотрудников о внесении изменений в условия работы;
- создание локальных нормативных актов;
- подбор, обучение, переобучение персонала;
- учет движения кадров;
- внесение правок в документацию при изменении условий сотрудничества;
- ведение воинского учета;
- составление другой документации согласно специфике деятельности компании.
Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.
Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.
Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.
В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.
Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.
Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.
Порядок разработки должностных инструкций
Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности. Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке. Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.
Сам закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.
Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.
Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.
Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.
Ведь должностная инструкция — это:
- основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
- важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
- эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
- документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.
Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.
Требование о наличии разработанных и утвержденных ИОТ указано в статье 212 ТК РФ.
Работодатель обязан обеспечить:
разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников….
О том, как должна выглядеть инструкция указано в Постановлении N 80 от 17 декабря 2002 года «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда» (далее — Постановление №80). Таким образом, на основании 5 раздела можно выяснить какие требования действуют к разработке ИОТ. Данное постановление отменено с 1 января 2021 года, но замены ему нет.
Должностная инструкция кадровика в 2021 году
Требования о размере инструкций — отсутствуют. Поэтому, не надо делать инструкции большими и сложными. Сделайте такую инструкцию, которую не стыдно выдавать работникам и показывать руководству. По статистике, большая часть инструкций состоит на 40% из воды, которая никому не нужна. уберите те пункты в инструкции, которые не представляют реальной угрозы и травмирования при их нарушении. Всегда акцентируйте внимание на реальных факторах, способных привести к травмам. Обязательно указывайте почему вы запрещаете что-то, с примерами последствий. Работники не запоминают воду в тексте и пропускают действительно важную информацию.
Инструкции требуется разработать по:
— должностям / профессиям;
— видам выполняемых работ.
Исходя из этого составьте Перечень инструкций по охране труда, его также потребуется утвердить у Руководителя, потому что он является обязательным документом в организации. На основании данного Перечня начинайте разрабатывать инструкции.
Начните с инструкций по должностям. Если вы проводите инструктажи на рабочем месте офисным работникам с одинаковыми условиями и факторами работы, то сделайте одну «Инструкцию для офисных работников».
Инструкция по видам работ нужна если разные должности могут выполнять схожую работу (вождение транспорта, использование инструмента, работы на высоте и т.д.).
Это самый избитый и провокационный вопрос, кто же их разрабатывает? Законодательство гласит, что Разработка инструкций это обязанность Работодателя или уполномоченного им лица. Получается, кого Руководство назначит, тот и разрабатывает. Что-бы в этом разобраться надо ответить на два вопрос:
— Кто разбирается как должна выглядеть ИОТ и какие к ней обязательные требования? Верно, Специалист по охране труда.
— Кто знает про технический процесс и опасные факторы на рабочих местах работников? Непосредственный руководитель, который контролирует и поручает работу.
Выходит, что для разработки по настоящему продвинутой инструкции по охране труда, обязательно нужна совместная работа Специалиста по ОТ и Руководителя подразделения.
Согласно Постановления №80, инструкции разрабатываются на основании правил и норм указанных в:
— межотраслевых и отраслевых типовых инструкциях (или правил) по охране труда;
— документах на технологическое оборудование, инструмент и сырье, в разделе безопасность труда;
— локальных актах компании, регулирующих требования охраны труда.
Совет! Выявите 10 возможных травм для каждой профессии или вида работ (совместно с работниками и их руководителем). Укажите в инструкции что запрещено делать потому что это приводит к такой то травме. Данные 10 пунктов, будут работать и запоминаться лучше, чем вся формальная инструкция.
Должностная инструкция кадровика: изменения в 2021 году
Для учета ИОТ потребуется вести «Журнал учета инструкций по охране труда» который приведен в Приложении №9 Постановления №80. После утверждения ИОТ приказом, запишите их в журнал. Учет производит Специалист по охране труда либо Работник назначенный на это приказом. Оригиналы инструкций лучше хранить у Специалиста по охране труда, выдавать только копии.
Обязательная форма должностной инструкции законодательством РФ не установлена. Распространена практика, по которой в нее включаются следующие основные разделы:
1. Общие положения.
Здесь чаще всего отражаются:
- сведения о назначении инструкции;
- порядок назначения человека на должность, его подчиненность;
- требования к уровню образования и опыту сотрудника;
- требования к знаниям и умениям специалиста.
2. Функциональные обязанности.
Здесь фиксируется перечень типичных действий сотрудника, составляющих его работу на занимаемой должности.
3. Права.
Основные права, которые отражаются в документе, чаще всего связаны с доступом человека к тем или иным корпоративным сведениям, а также с возможностями его взаимодействия с другими сотрудниками по различным вопросам.
4. Ответственность.
Здесь фиксируются, как правило, стандартные формулировки — о том, что сотрудник несет ответственность за свои действия в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами.
5. Заключительные положения.
Здесь обычно отражается, что:
- инструкция составлена в 2 экземплярах;
- сотрудник знакомится с инструкцией и удостоверяет ознакомление с ней подписью.
Утверждается должностная инструкция руководителем предприятия.
Рассмотрим, какие именно формулировки профстандартов могут быть использованы в целях составления должностной инструкции. Полезнее всего будет изучить их в части тех разделов, которые являются в наибольшей степени зависящими от специфики конкретной должности работника («Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права»).
Профстандарт в общем случае содержит (п. 6 методических рекомендаций, утвержденных приказом Минтрудсоцзащиты РФ от 29.04.2013 № 170н):
- раздел 1, в котором фиксируются общие сведения о позиции, для которой определяются квалификационные требования;
- раздел 2, в котором содержится описание всех трудовых функций, которые входят в соответствующий профстандарт;
- раздел 3, в котором отражаются сведения об обобщенных трудовых функциях, а также развернутые характеристики конкретных трудовых функций;
- раздел 4, в котором отражаются данные об организациях, разработавших профстандарт.
Для нас наиболее полезными будут, очевидно, первые три раздела.
Из раздела 1 профстандарта в целях составления инструкции можно извлечь наименование занятия по коду ОК3 (графа «Группа занятий»). Именно эта графа определяет название должности, для которой составляется инструкция. Также наименование должности по инструкции может базироваться на сведениях в графе «Возможные наименования должностей» подраздела «Обобщенная трудовая функция» раздела 3 профстандарта.
Конкретные требования к уровню образования и опыту по обобщенным трудовым функциям (и для соответствующих им конкретизированных функций) закреплены в третьем разделе профстандарта. Эти требования могут быть включены в раздел «Общие положения» должностной инструкции.
Третий раздел профстандарта также может быть также полезен с точки зрения:
- формирования перечня функциональных обязанностей сотрудника по должностной инструкции (им может соответствовать перечень «Трудовые действия», установленный для конкретной трудовой функции в профстандарте);
- формирования перечня знаний и умений сотрудника по должностной инструкции (им могут соответствовать перечни «Необходимые умения» и «Необходимые знания», также установленные для конкретной трудовой функции в профстандарте).
Кроме того, формулировки, приведенные в перечне «Трудовые действия» по профстандарту, могут быть использованы и при составлении раздела «Права» должностной инструкции. Как мы отметили выше, права сотрудника, фиксируемые в инструкции, могут выражаться в получении доступа к определенным данным, а также в возможности взаимодействия с коллегами. Профстандарт вполне может определять и то и другое.
Определять перечни трудовых функций работника, фиксируемых в должностной инструкции, работодатели должны на основе профстандартов для соответствующей должности (либо, если это установлено федеральным законодательством, — в полном соответствии с профстандартом). Решение данной задачи облегчается тем, что современные профессиональные стандарты во многих случаях содержат все необходимые сведения для заполнения разделов «Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права» должностных инструкций.
Узнать больше о применении профстандартов вы можете в статьях:
- «Наименование должностей по профстандартам (нюансы)»;
- «Приказ о внедрении профстандартов в организации – образец»;
- «Профстандарт юрисконсульта на 2020 год».
Альфа – потому, что кандидат в работники организации лучше определит свое место в ней, если предварительно ознакомится с кругом своих обязанностей или если предложит работодателю свое видение этого места. Так или иначе, предметом обсуждения на собеседовании будет состав функций работника и обеспечивающий их выполнение баланс прав и ответственности.
Омега – потому, что ПП и ДИ являются венцом серьезного процесса под названием «организационное проектирование»: сначала определяются объекты управления, потом – методы и функции, далее – процессы, затем – необходимые роли участников процессов, и лишь в заключение из ролей формируются должности, а из должностей – подразделения. Таким образом, совокупность задач и функций подразделений, обязанностей, прав и ответственности должностей складывается только тогда, когда деятельность организации представлена достаточно подробно (ср. [20], [23]).
Подчеркнем, что ДИ следует отличать от рабочих (операционных) инструкций, которые описывают последовательность действий на данном рабочем месте при исполнении той или иной функции, а также от методических инструкций, которые описывают методы работы вне зависимости от позиции исполнителя.
Строго говоря, ПП и ДИ будут некорректными до тех пор, пока не будет отработана вся описанная логическая цепочка. Однако, по счастливой случайности (или в результате эволюционного отбора) сложились достаточно стабильные представления о комплексах функций, которые традиционно поручаются подразделению или работнику определенного профиля. Все прекрасно понимают, чем занимаются бухгалтер, юрист, главный механик, производственно-технический или конструкторско-технологический отделы. Отраслевая специфика начинает серьезно сказываться, когда речь заходит о функциональной нагрузке рабочих или служащих и специалистов низшего звена. Но уже функции работников логистических подразделений в меньшей степени зависят от отраслевой принадлежности предприятия, а функции финансово-экономических, юридических, кадровых служб практически не зависят от нее.
Это обстоятельство и позволяет говорить об «образцах» для ПП и ДИ работников высшего звена управления или работников вспомогательных и поддерживающих подразделений.
ДИ может являться основанием для уменьшения доходов организации на сумму некоторых расходов, производимых организацией в связи с обеспечением деятельности работника при выполнении им трудовых функций, указанных в его ДИ [12]. К таким расходам могут быть, например, отнесены: транспортные расходы работника, услуги сотовой связи, оплата обучения.
Разработчик ДИ должен учесть налоговые аспекты при подготовке документа и согласовать их с бухгалтером.
Действующее законодательство РФ не определяет требований к структуре ПП и ДИ. Таким образом, организация вправе самостоятельно определить такие требования. Поэтому на практике ПП и ДИ весьма разнообразны по своей структуре.
Можно, однако, выделить минимальное «ядро» каждого документа:
Положение о структурном подразделении
- Общие положения
- Основные задачи
- Функции
- Структура
- Взаимодействие
Должностная инструкция
- Общие положения
- Должностные обязанности
- Права
- Взаимодействие
- Ответственность
В ряде случаев в ПП включают разделы «Права» и «Ответственность», описывая в них права и ответственность руководителя подразделения. Иногда же формулируются некие «общие» права и ответственность подразделения.
На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально.
Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [8].
Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.
Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.
В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.
1.1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения).
1.2. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение.
В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению.
Подразделение может:
- являться самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняться непосредственно генеральному директору Общества (например: служба безопасности, юридический отдел, секретариат);
- подчиняться непосредственно какому-либо работнику Общества (например: производственно-технический отдел непосредственно подчиняется директору по производству или отдел материально-технического обеспечения непосредственно подчиняется директору по логистике);
- входить в состав какого-либо структурного подразделения и подчиняться непосредственно руководителю этого подразделения (например: отдел расчетов с персоналом входит в состав бухгалтерии и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру).
Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров.
1.3. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения.
Здесь можно ограничиться такой формулировкой: «Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации».
Для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».
1.4. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения (при их наличии)4.
Руководитель Подразделения – это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью. Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ.
Методический руководитель Подразделения – работник Общества или сторонней организации (например, управляющей компании), не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы (в том числе, типовые документы), касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником.
Вышестоящий прямой руководитель не указывается как методический, поскольку его указания, как по текущей деятельности, так и методического характера, транслируются работникам Подразделения по «вертикали управления» через Руководителя подразделения.
Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно (в редких случаях) наличие нескольких методических руководителей. Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра (управляющей компании). Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании.
Оперативный руководитель Подразделения – работник Общества, координирующий в оперативном порядке деятельность Подразделения и некоторых других подразделений и/или работников, дающий Подразделению обязательные для исполнения указания, касающиеся оперативной деятельности Подразделения. Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.п., однако не вправе давать указания, касающиеся методов работы, давать предложения по кадровому составу подразделения без согласования с директором по логистике и т.п.
При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя. Если непосредственный, методический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители (как правило, генеральный директор).
1.5. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия.
Указывается:
конкретная должность работника, замещающего руководителя Подразделения (например: заместитель, один из руководителей подчиненных подразделений), или
назначение работника, замещающего руководителя Подразделением, приказом (распоряжением) генерального директора Общества.
В разделе «Функции» перечисляются функции, выполняемые Подразделением и направленные на решение поставленных перед ним задач, перечисленных в разделе «Основные задачи».
Описание функции должно кратко излагать деятельность работника Подразделения или Подразделения в целом, приводящую к определенному результату, требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.
Описание функции Подразделения начинается глаголом: «разрабатывает …», «проводит …», «организует …», «участвует в …», «ведет мониторинг …», «контролирует …» и т.п. При этом:
- «Организует …» – означает: привлекает и координирует действия структурных подразделений и/или работников Общества для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.).
- «Участвует в …» – означает: выполняет определенную часть действий (работ, мероприятий, проектов и др.) по заданию непосредственного руководителя или уполномоченного организатора совместно с другими структурными подразделениями и/или работниками Общества.
- «Обеспечивает …» – означает: поставляет (предоставляет) определенные ресурсы для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) или выполняет какие-либо действия для получения каких-либо результатов.
- «Учитывает …» – означает: в установленном порядке собирает и обобщает информацию о результатах или ходе выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.), выполняемых внутри Общества; проверяет ее достоверность, непротиворечивость и актуальность.
- «Ведет мониторинг …» – означает: собирает и обрабатывает информацию о состоянии или действиях внешних по отношению к Обществу объектов или субъектов.
- «Контролирует …» – означает: сопоставляет фактически полученные (или промежуточные) результаты выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) внутри Общества с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в формулировке указывается, какими конкретно) и выполняет (или инициирует) действия, направленные на минимизацию выявленных отклонений.
Например:
- Ведет мониторинг рынка транспортных услуг в регионах производственной деятельности Общества.
- Разрабатывает стратегические планы развития Общества в области оказания транспортных услуг.
- Оказывает методическую помощь работникам Общества по подготовке производственных и инвестиционных планов.
- Организует согласование документов работниками Общества в соответствии с локальными нормативными актами, регламентирующими документооборот Общества, а также в соответствии с поручениями генерального директора.
- Участвует в разработке проектов локальных нормативных актов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения.
- Учитывает поступающие денежные средства, товарно-материальные ценности и основные средства.
- Контролирует исполнение производственной программы в соответствии с требованиями заказчиков.
- Анализирует финансовые результаты деятельности Общества и участвует в разработке мероприятия по повышению рентабельности, снижению себестоимости, повышению экономической эффективности Общества.
Не рекомендуется в качестве функции указывать просто анализ чего-либо, поскольку результат этого анализа не определен. А за процесс ради процесса деньги работнику платить не стоит.
В описании функции не допускается использовать неопределенные качественные прилагательные, например: «обеспечивает правильную эксплуатацию», «оказывает качественные услуги». В таких случаях рекомендуется указывать требования (и/или нормативный документ – источник требований), которым должен отвечать результат выполнения функции, например: «обеспечивает эксплуатацию в соответствии с руководством по эксплуатации предприятия-изготовителя», «оказывает услуги в соответствии с требованиями заказчика». В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».
Описание функций в ПП и ДИ должно быть исчерпывающим, то есть должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника. Поэтому следует каким-либо образом систематизировать описываемые функции. Например, можно перечислять функции в следующем порядке:
- функции в области разработки нормативных документов для других структурных подразделений;
- функции в области методического руководства;
- функции в области мониторинга и прогнозирования;
- функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов;
- функции в области оперативного руководства;
- прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно;
- прочие функции, выполняемые Подразделение совместно с другими структурными подразделениями Общества;
- функции в области курирования договоров (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества);
- функции в области учета и отчетности;
- функции в области контроля деятельности других работников или структурных подразделений Общества;
- функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества.
В разделе «Структура» указывается, из каких структурных подразделений состоит Подразделение, перечисляются работники Общества, находящиеся в непосредственном подчинении руководителя Подразделения; либо указывается, что «Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества». Первое удобнее тем, что из ПП можно понять, каковы ресурсы Подразделения. Второе удобнее тем, что позволяет не переутверждать ПП при изменении организационной структуры и/или штатного расписания.
Важнейшей особенностью мероприятий по охране труда является необходимость их документального подтверждения. При этом перечень обязательных документов по охране труда, подлежащих проверке надзорных органов, регламентирован нормативными правовыми актами: Трудовым кодексом, типовым положением о системе управления охраной труда, правилами по ОТ и т.д.
Специалисты по охране труда часто грешат двумя крайностями: или они погружаются в разработку документации, не оставляя время на живой диалог с работниками, на проверку объектов, или они не составляют даже необходимый минимум документов, что делает бесполезным все проведенные мероприятия.
Обе ситуации влекут за собой негативные последствия – излишняя, необоснованная документация имитирует бурную деятельность, отвлекая от главной задачи – предотвращения травматизма. Отсутствие минимума документов приводит к уязвимости предприятия во время проверок бизнеса. Нет документа, значит, не было и обязательного мероприятия.
Пример из практики:
Анна Ивановна работала специалистом по охране труда в музее революции уже двадцать лет. Во время проверки организации проверяющий выявил, что нет документов, указанных в проверочных листах. Зато в организации были разработаны документы, указанные в методических рекомендациях. За отсутствие таких важных документов, как Положения о СУОТ и Политики в области ОТ, организацию оштрафовали по части 1 статьи 5.27.1 КоАП на 80 000 рублей. Директор музея был оштрафован на 5000 рублей, а Анну Ивановну попросили уйти на заслуженный отдых.
Можно совершать подвиги в сфере охраны труда, но, если они не будут задокументированы, у работодателя не будет доказательств того, что все необходимые меры по соблюдению законодательства и по снижению травматизма были выполнены.
При проверках, как внутренних, так и внешних, в первую очередь каждый факт деятельности по охране труда подтверждается не только локальным нормативным актом, но и ознакомлением с ним работников.
Пример, специалист по ОТ разработал в компании отличную инструкцию по оказанию первой помощи, утвердил ее и положил в папку. Но вот ознакомить с ней работников, для которых она была создана, забыл. Так в организации появился еще один хороший, но бесполезный документ.
Для того, чтобы не делать лишнюю работу, и не упустить необходимые документы, мы рекомендуем вам руководствоваться статьей Трудового кодекса об обязанностях работодателя. Также нужно изучить ваши отраслевые правила по охране труда. Кроме того, воспользуйтесь актуализированной редакцией типового положения о системе управления охраной труда.
Важно! Всегда думайте на опережение – если Минюст зарегистрировал нормативный правовой акт, вступающий в силу через 6 месяцев, внимательно изучите его. По этому документу, вероятно, вы будете закрывать год, или начинать новый.
Обязательно отслеживайте инструктивный материал Роструда для своих инспекторов. Интересно узнать, что новенького произойдет в порядке именно содержательной части проверки работодателей. Например, откройте Приказ Роструда от 21.03.2019 № 77 «Об утверждении Методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда». В этом документе Роструд учит проверяющих инспекторов, как им найти нарушение у работодателей и привлечь их к наказанию. Документ очень хорош тем, что не содержит излишних требований. Все это – положительные результаты регуляторной гильотины.
Можно привести простой, но очень наглядный пример из практики: администрация завода долго не могла решить, нужно ли ей проводить оценку рисков на рабочих местах. При этом, цена вопроса для завода – 65 000 рублей, так как своих знаний и опыта для оценки рисков не хватает.
А в пункте 10.2 МР приказа № 77 Роструд советует своим инспекторам спросить с работодателя следующие локальные нормативные акты:
Нет документа – нет и мероприятия, значит завод оштрафуют на сумму до 80 000 рублей по ч.1 статьи 5.27.1 КоАП РФ плюс личный штраф для работодателя.
Независимо от того, сколько человек у вас на предприятии – пять или две тысячи, а также от того, чем вы занимаетесь – офис или производство, на каждом без исключения предприятии должен вестись законодательный минимум локальных нормативных актов.
Отраслевые особенности дополняют этот минимум, но и здесь нужно четко придерживаться требований правил по охране труда. Не плодите лишние документы, но не упустите самые нужные.
После окончания срока хранения документов их можно утилизировать. Утилизация проводится по приказу руководителя организации. Специально созданная комиссия определяет ценность документов. Если ценности нет, срок истек, то документ передают на уничтожение собственными силами или с привлечением специализированной организации.
Важно! Не допускается выбрасывать документы, в которых могут содержаться персональные данные как твердые коммунальные отходы.
Допускается для уничтожения применять различные технологии измельчения документов, в том числе и шредер, а если речь идет о цифровом документе, комиссия контролирует стирание информации или форматирование носителя.
Всё о продвинутых инструкциях по охране труда в 2021 году!
Утеря документов по охране труда является неприятным событием, имеющим юридические последствия. Если проверяющему не будут представлены протоколы проверки знаний, журналы регистрации инструктажей на рабочем месте, можно сделать однозначный вывод о том, что и мероприятия по обучению не проводились. Следовательно, в отношении компании будут применять статью 5.27.1 КоАП РФ, часть 3, которая подразумевает штраф до ста тридцати тысяч рублей. Но не все так однозначно.
Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ в части 1 статьи 3 указывает, что проверяющий должен во время проверки руководствоваться принципом презумпции добросовестности проверяемого.
Это означает, что, если работодатель признает, что документ был утерян, но были проведены мероприятия по его восстановлению, по установлению причины утери и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющий должен принять к учету акт комиссии об утрате локального нормативного акта.
Если потеряли выписку из протокола проверки знаний требований охраны труда для тех, кто обучался в учебном центре, нужно составить письменный запрос на выдачу дубликата, указав дату сдачи экзамена (тестирования). Если речь идет о собственных документах предприятия, их можно восстановить с копий или с цифрового носителя. Для этого нужно составить акт комиссии об утрате локального нормативного акта, установить вину должностных лиц, принять решение о том, что документ подлежит восстановлению с переподписанием работниками, чьи интересы затронуты утерянным документом, или без переподписания.
Образец акта об утрате журнала инструктажей на рабочем месте:
Коротко покажем, как пользоваться профстандартом при составлении должностной инструкции, в качестве примера возьмем должность эксперта по закупкам.
Шаг 1. Если использовать профстандарт необходимо или руководством принято решение обратиться к сборнику в качестве «помощника», проверьте, есть ли подходящий в реестре.
Справка. Сборник содержит шаблоны ДИ для небольшого количества должностей и профессий, найденный текст следует взять за основу. В остальных случаях в соответствии с профстандартом перерабатывается имеющаяся ДИ.
Шаг 2. Учитывая специфику предприятия и должности, вносятся необходимые правки. ДИ на основе профстандарта оформляется с учетом требований и рекомендаций следующих документов:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 ;
- положения гл. 43 ТК РФ ;
- устав организации;
- локальные акты компании.
Шаг 3. Должностные инструкция имеет вполне традиционную структуру. Представленные варианты форм должностной инструкции в соответствии с профстандартами отличаются размещением блоков «должен знать» и «должен уметь».
В первом случае они обобщены из описания каждой трудовой функции и располагаются в общей части.
Что это такое
Должностная инструкция — организационно-правовой документ, регламентирующий права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им деятельности в той или иной должности.
Указанный документ конкретизирует выполняемые сотрудником функции, права, обязанности (в том числе ответственность за их невыполнение), а также определяет основные моменты взаимодействия с коллегами других должностей. Кроме этого инструкция содержит перечень требований, предъявляемых к кандидату, претендующему на соответствующую должность.
Унифицированной формы должностной инструкции нет, как и требований к её заполнению, поэтому работодатель вправе разработать её полностью на свое усмотрение. Инструкция может быть как типовой (использование шаблона для однотипных организаций), так и конкретной (с описанием всех аспектов непосредственно вашей деятельности).
Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
- штатное расписание;
- положение о структурных подразделениях;
- иные организационные документы работодателя.
Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).
Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.
Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.
В большинстве случаев должностная инструкция включает в себя следующие разделы:
В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.
Должностная инструкция: порядок оформления
Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.
В разделе необходимо прописать права сотрудника, возникающие при выполнении им трудовой функции. Например: право на получение информации, необходимой для выполнения работы.
Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.
В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.
Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.
Инструкция обязательно должна содержать следующие реквизиты:
- дата и номер документа;
- наименование организации и место составления;
- визы согласования;
- подпись руководителя (заместителя) и сотрудника;
- гриф утверждения.
Ниже представлены бланки должностных инструкций:
- должностная инструкция генерального директора (скачать бланк);
- должностная инструкция бухгалтера (скачать бланк);
- должностная инструкция специалиста (скачать бланк);
- должностная инструкция менеджера (скачать бланк,).
Примечание: организации, для которых установлен профстандарт по должности бухгалтера должны применять соответствующий бланк.
В соответствии с частью 2 статьи 29 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. № 342-Ф3 «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»* — приказываю:
1. Утвердить:
1.1. Порядок разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации (приложение № 1).
1.2. Примерную форму должностного регламента (должностной инструкции) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации (приложение № 2).
2. Руководителям (начальникам) подразделений центрального аппарата МВД России**, территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать разработку и утверждение должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации в соответствии с настоящим приказом.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра С.А. Герасимова.
| Министр генерал-лейтенант полиции |
В. Колокольцев |
_____________________________
* Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 49, ст. 7020
** За исключением Главного командования внутренних войск МВД России.
Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 ноября 2012 г.
Регистрационный № 25808
Приложение № 1
к приказу МВД РФ
от 25 сентября 2012 г. № 886
1. Порядок разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации*(1) определяет процедуру разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации*(2).
2. Порядок не регламентирует процедуру разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) руководителей (начальников) подразделений центрального аппарата МВД России*(3), территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации*(4), и их структурных подразделений, права по замещаемой должности, служебные обязанности и ответственность которых устанавливаются положениями, уставами органов, организаций, подразделений системы МВД России и их структурных подразделений.
3. Должностные регламенты (должностные инструкции) разрабатываются индивидуально для каждого сотрудника, замещающего должность в органах, организациях, подразделениях системы МВД России, непосредственными руководителями (начальниками) сотрудников.
4. Непосредственными руководителями (начальниками) могут разрабатываться и утверждаться с учетом положений, содержащихся в пунктах 5 — 10 Порядка должностные регламенты (должностные инструкции) по одноименным должностям. Должностные регламенты (должностные инструкции) по одноименным должностям используются для ознакомления сотрудников при назначении на одноименные должности, а также для разработки индивидуальных должностных регламентов (должностных инструкций).
5. Разработка должностных регламентов (должностных инструкций) осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 30 ноября 2011 г. № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»*(5), иными законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в сфере внутренних дел, нормативными правовыми актами МВД России с учетом полномочий органов, организаций, подразделений системы МВД России, их структурных подразделений. Должностные регламенты (должностные инструкции) сотрудников, которым присвоены специальные звания полиции, разрабатываются с учетом Федерального закона от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ «О полиции»*(6).
6. Должностной регламент (должностная инструкция) должен (должна) содержать следующие разделы:
6.1. Общие положения.
6.2. Права.
6.3. Обязанности.
6.4. Ответственность.
7. В разделе «Общие положения» следует предусматривать:
7.1. Перечень основных нормативных правовых актов, правовых актов органа, организации, подразделения системы МВД России, в соответствии с которыми определяются права по замещаемой должности, служебные обязанности и ответственность сотрудника.
7.2. Непосредственную и прямую подчиненность сотрудника при выполнении им служебных обязанностей.
7.3. Сведения об исполнении сотрудником обязанностей по иной должности в период временного отсутствия замещающего эту должность сотрудника.
7.4. Сведения об особенностях режима служебного времени сотрудника.
7.5. Иные сведения с учетом особенностей осуществления профессиональной деятельности сотрудника.
8. В разделе «Права» предусматриваются права сотрудника по замещаемой должности.
9. В разделе «Обязанности» предусматриваются служебные обязанности сотрудника по замещаемой должности.
10. В разделе «Ответственность» предусматривается ответственность сотрудника за несоблюдение требований, установленных законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России, а также должностного регламента (должностной инструкции).
11. Должностные регламенты (должностные инструкции) утверждаются:
11.1. Министром внутренних дел Российской Федерации, заместителями Министра внутренних дел Российской Федерации, руководителями (начальниками) органов, организаций, подразделений системы МВД России.
11.2. Иными руководителями (начальниками), которым соответствующее право предоставлено Министром внутренних дел Российской Федерации, заместителями Министра внутренних дел Российской Федерации, руководителями (начальниками) органов, организаций, подразделений системы МВД России.
12. Должностной регламент (должностная инструкция) составляется в двух экземплярах, с каждым из которых сотрудник должен быть ознакомлен под расписку. Один экземпляр передается сотруднику, другой хранится в органе, организации, подразделении системы МВД России или в их структурных подразделениях.
_____________________________
*(1) Далее — «Порядок».
*(2) Далее — «сотрудник»
*(3) За исключением Главного командования внутренних войск МВД России
*(4) Далее — «органы, организации, подразделения системы МВД России»
*(5) Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 49, ст. 7020.
*(6) Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 7, ст. 900; № 27, ст. 3880; ст. 3881; № 30, ст. 4595; № 48, ст. 6730; № 49, ст. 7018; ст. 7020; ст. 7067; № 50, ст. 7352; 2012, № 26, ст. 3441.
Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту
Установлено, как разрабатываются и утверждаются должностные регламенты (инструкции) сотрудников органов внутренних дел России. Это не касается отдельных руководителей (начальников). Речь идет о тех, права по замещаемой должности, служебные обязанности и ответственность которых устанавливаются положениями, уставами органов, организаций, подразделений системы МВД России и их структурных подразделений.
Должностной регламент (инструкция) разрабатывается индивидуально для каждого сотрудника его непосредственным руководителем (начальником). Такой документ может издаваться и по одноименным должностям.
Он включает 4 раздела: общие положения, права, обязанности и ответственность.
В первом разделе приводится перечень основных правовых актов, в соответствии с которыми принят регламент. Указывается непосредственная и прямая подчиненность сотрудника при выполнении им служебных обязанностей. Отражаются особенности рабочего режима и пр.
Должностные регламенты (инструкции) утверждаются Министром внутренних дел РФ, его заместителями, руководителями (начальниками) органов, организаций, подразделений ведомственной системы, иными уполномоченными ими лицами.
Один экземпляр регламента (инструкции) передается сотруднику, другой хранится по месту службы.
Приведена примерная форма регламента (инструкции).
Трудовое законодательство не регламентирует, как и в каких случаях допускается вносить изменения в инструкции сотрудников. ДИ относится к локальным нормативным актам, и поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Выбор законодательно обоснованной процедуры и оформление поправок — самостоятельное решение нанимателя (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). ДИ должны отражать изменения, происходящие в организации, — организационно-структурные, производственные, технологические. Кратко перечислим, в каких случаях меняется должностная инструкция сотрудников:
- утверждено новое штатное расписание;
- внесены коррективы в полномочия и обязанности;
- перевод на новую должность;
- работнику вменены дополнительные обязанности;
- организационные или технологические корректировки повлияли на условия труда.
Установленный и действующий порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов:
- статуса ДИ — является она частью трудового договора или отдельным документом;
- от времени проведения — до принятия сотрудника на должность или после;
- от характера поправок — конкретизируется ли имеющаяся трудовая функция или вводится новая.
Для соблюдения юридически верной процедуры следует учитывать статус ДИ и вносимые корректировки.
Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).
Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.
Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.
Совсем иной действует порядок изменения должностной инструкции по инициативе работодателя, когда руководитель принял решение и вносит корректировки, не получив согласия сотрудника. В соответствии со ст. 74 ТК обязательно оформляется официальное уведомление. В тексте следует сделать обоснование: доказать необходимость перемен изменением организационных и технологических условий труда в организации.
Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.
При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.
Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:
- его квалификации;
- перечню знаний в определенной области;
- владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
- соподчиненности.
Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:
- избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
- ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
- разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.