Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение трудовой при увольнении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если в 2020 году работник подал заявление работодателю об отказе от ведения его бумажной трудовой книжки, значит, работодатель должен был внести в его трудовую соответствующую запись и выдать эту книжку работнику на руки. Следовательно, при увольнении такого работника никакие записи в его бумажную трудовую работодатель уже не вносит. Но он должен выдать увольняющемуся форму СТД-Р в последний день его работы и подать форму СЗВ-ТД в ПФР не позднее дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
Запись в трудовой книжке: увольнение по собственному желанию
\n\n
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
\n\n
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
\n\n
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
\n\n
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
\n\n
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
\n\n
\n\n
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».
\n\n
Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
\n\n
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
\n\n
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
\n\n
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
\n\n
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец
\n\n
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
\n\n
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.
\n\n
Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, упразднены с 01.09.2021.
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.
Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.
За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.
Как правильно заполнить трудовую книжку
Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:
- оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
- вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
- использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
- вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
- вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
- заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
- уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
- дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
- вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.
Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:
- даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
- не применяют сокращений;
- не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
- Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
- информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
- подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.
Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.
На этой странице должна содержаться следующая информация:
- Ф.И.О. владельца;
- дата его рождения;
- образование (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, как в дипломе;
- дата открытия книжки;
- подпись лица, заполнявшего бланк;
- печать организации (если есть).
Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.
Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:
- Порядковый номер текущей записи.
- Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
- Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
- Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».
Различают два вида переводов:
- внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
- внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.
При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.
Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:
- полное и сокращенное название организации;
- наименование должности работника;
- дату принятия на работу;
- реквизиты организации.
Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.
Перед тем, как начать более подробный разговор о записях по причинам увольнения, рассмотрим, для чего вообще нужна трудовая книжка. Как поясняет закон, трудовая книжка – это важный документ, который позволяет высчитать общий рабочий стаж, например, для начисления пенсии; содержит сведения об образовании, а также информирует работодателей о заслугах нового сотрудника на предыдущих местах работы и причинах увольнения оттуда. Также в трудовую книжку полагается вносить:
- даты и причины перевода работника с одной должности на другую;
- информацию о приеме в штат и увольнении;
- сведения о получении дополнительных профессий;
- сообщения о пройденных курсах по повышению квалификации и переквалификации;
- данные о совместительстве;
- информацию о наградах и достижениях и пр.
Если сотрудник сменил фамилию или за время работы в компании, сменилось ее название, это тоже нужно обязательно отметить в трудовой книжке.
При этом специалистами не рекомендуется вносить в трудовую книжку записи с подробностями о взысканиях. Редким исключением являются те ситуации, когда грубое нарушение каких-то правил послужило основанием для освобождения от должности.
А теперь более подробно рассмотрим наиболее часто встречающиеся причины увольнений и правила внесения сведений об этом в трудовую книжку.
Как гласит главный кадровый документ, регулирующий отношения работодателя и наемных работников, в тех случаях, если происходит перевод сотрудника с одного места работы на другую, важную роль играет основание для перевода. Переведен человек может быть:
- по собственной воле;
- по приказу руководства, но только при изъявлении согласия.
Специалист на бывшем месте работы обязательно должен указать один из этих двух пунктов, при этом кадровику с новой работы писать о причинах перевода уже не нужно. Достаточно ограничиться краткой записью о том, что сотрудник принят на такую-то должность в порядке перевода.
Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.
Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.
В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.
Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».
Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.
Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата увольнения;
- в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
- в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).
Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:
- уволен по сокращению штата;
- уволен в связи с ликвидацией;
- уволен по собственному желанию;
- уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.
Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.
Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.
Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.
Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:
- если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
- если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).
При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:
- по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
- если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.
Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.
Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.
При исправлении данных в разделе ТК, предназначенном для отражения периодов работы, нельзя зачеркивать какие-либо записи. Для внесения правки кадровик пишет, что ошибочная запись признается недействительной, и в той же строке (через знак «.» или «,») указывает корректную формулировку.
Запись об исправлении делается после последней имеющейся записи, при этом в графе 1 ставится следующий порядковый номер. Например, специалист был принят на работу, и в ТК это было отражено некорректно. Далее его перевели на другую должность, а потом выявилась ошибка в оформлении записи о приеме. Тогда записи в ТК будут идти так:
- запись о приеме (с ошибкой);
- запись о переводе;
- запись о признании недействительной записи с ошибкой + корректная формулировка.
То есть получается, что порядок записей не соответствует хронологии событий, но при исправлении ошибок, выявленных спустя продолжительное время, это неизбежно.
В графе 2 следует указать текущую дату, то есть дату внесения данных об исправлении (а не наступления события, запись о котором содержит ошибку).
В графе 3 прописывается: «Запись за номером Х недействительна. Принят по профессии / переведен / трудовой договор расторгнут» или иная корректная формулировка.
В графе 4 дублируется запись о документе-основании (приказе о назначении, увольнении и т.д).
Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.
Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,
Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно вписать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).
Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
В графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Если временный перевод станет постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:
- в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи,
- в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом,
- в графе 3 – наименование структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации,
- в графе 4 – дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.
Заполнение трудовой книжки: основные правила
Если за время работы меняется наименование организации, запись этом нужно внести отдельной строкой.
В графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись должна выглядеть так: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».
В графе 4 проставляется основание переименования: приказ, его дата и номер.
Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
Причина увольнения (прекращения трудового договора) вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено трудовым договором или соглашением сторон.
В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;
б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);
в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Сведений о награждении носятся в следующем порядке:
- в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
- ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 указывается дата награждения;
- в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.
Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
В дубликат вносятся следующие сведения:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
- профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;
ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.
Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября
Основная часть, в которую вносят сведения о трудоустройстве и прекращении работы, представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф. Разберемся, как происходит оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2021. Инструкция по заполнению предписывает следующий порядок заполнения этого документа:
- первая графа предназначена для указания порядкового номера записи, при этом по всему документу предусмотрена сквозная нумерация;
- вторая графа содержит дату; день и месяц проставляются двузначным числом, год — четырехзначным (в формате 01.02.2019);
- третья графа указывает на причину и основания, по которым сотрудник прекращает работу, при этом обязательна ссылка на номер части, пункта и статьи (Трудовой кодекс Статья ТК РФ);
- четвертая графа указывает реквизиты приказа о расторжении договора.
Под основанием со ссылкой на закон сотрудник, заполняющий трудовую книжку, и увольняемый работник ставят свои подписи (таким образом последний выражает свое согласие и ознакомление). Страница заверяется печатью фирмы (если она есть). Стоит помнить, что никакие сокращения при заполнении использовать нельзя, а все данные необходимо вносить четко и аккуратно. Любая ошибочная пометка может негативно отразиться в случае каких-либо судебных разбирательств.
Формулирование записи об прекращении работы традиционно вызывает трудности у кадровиков. Это связано с тем, что единой позиции об использовании того или иного варианта формулировки в практике правоприменения нет. Например, пункт 3 ст. 77 ТК РФ гласит: «расторжение трудового договора по инициативе работника». А Инструкция при заполнении рекомендует написать: «Уволен по собственному желанию». Рекомендуется использовать фразу «по инициативе работника», так как именно она приведена в Законе.
Приведем примеры записей об увольнении в зависимости от причины. Рассмотрим ситуацию, когда сотрудники прекращают работу в ООО «Полигон-2» по трем наиболее популярным основаниям: по собственному желанию, в порядке перевода, в связи с сокращением штата. При заполнении мы специально использовали разные допустимые формулировки: «расторгнут», «прекращен», «уволен».
В случае нарушений правил ведения, хранения и учета кадровой документации наступает ответственность по статье 5.27 КоАП РФ :
- для должностных лиц и ИП — предупреждение иои штраф от 1000 до 5000 рублей;
Наказание за повторное нарушение еще суровее:
Общие сведения
В день расторжения производственных отношений предприятие должно произвести полный расчёт с работающим лицом и отдать все необходимые документы, в которые входят:
- трудовая книжка;
- справка о перечисленной сумме заработанной платы;
- справка о размере взносов;
- справка о рабочей деятельности.
Если человека принимают на другую должность, соответствующие данные на момент оформления уже должны быть вписаны:
- Название организации или индивидуального предпринимателя.
- Номер и дата приказа, которые являются основанием для работы сотрудника на данной вакансии.
- Сведения о самой вакансии.
Основанием для разрыва любого рабочего контракта является приказ нанимателя.
Именно формулировка чаще всего создаёт трудности в ведение сведений о документе. Подобные затруднения могут появиться из-за отсутствия определённых правил или требований об использовании тех или иных слов в данной формулировке.
Законными и рекомендуемыми фразами при заполнении могут быть такие формулировки:
Но выбирая ту или иную формулировку необходимо учитывать конкретную ситуацию и совместимость той или иной фразы.
Например, при записывании в документ умершего, будет неправильно употреблять слово «уволен», другие же варианты уместны.
Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок
В случае увольнения сотрудника по собственному желанию, предприниматель не имеет ничего против, отсутствуют жалобы и несогласие, тогда и указывают в документе: «уволен по собственному желанию».
Если такому решению способствуют особые или исключительные обстоятельства, а также преимущества, например перевод супруга на новое место работы, то это тоже указывают в третьей графе.
Иногда причиной разрыва производственных отношений выступает соглашение сторон, при котором работодатель и работник договорились обо всех условиях разрыва, последнем рабочем дне и других моментах.
Перепланировка нежилого помещения в многоквартирном доме в жилищном кодексе. Найдете по ссылке.
Ликвидировать филиал можно только по желанию владельца, чья инициатива вследствие является причиной прекращения предпринимательских отношений.
В третьей графе пишется основание – прекращение существования ИП или ликвидация организации.
Наиболее популярны следующие основания для увольнения:
- по собственному желанию;
- в порядке перевода;
- в связи с сокращением штата;
- в связи с выходом на пенсию;
- в связи с призывом на срочную службу;
- в связи с нарушением трудового законодательства.
В разных случаях записи в трудовой книжке вносятся по-разному. Мы подготовили образец записи в трудовой при увольнении по собственному желанию на 2020 год. Но все же подробно опишем, как сделать правильную запись в трудовой книжке при увольнении, что и как писать в каждой графе.
Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию в 2020 году имеет ряд нюансов. Когда требуется внести запись в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию, уместна формулировка в графе 3 «расторгнутый трудовой договор», а не «уволен по собственному желанию». Некоторые юристы рекомендуют при записи при увольнении по собственному желанию в трудовой книжке написать: «по инициативе работника», так как она соответствует приведенной в законе формулировке. Предлагаем посмотреть несколько примеров заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию.
Увольнение по собственному желанию в 2021 году
Увольнение по соглашению сторон подразумевает собой расторжение договора по договоренности, достигнутой между сотрудником и работодателем. Их общее решение требует документального оформления – составления соответствующего договора. Данная причина увольнения регламентирована 77 статьей ТК РФ.
При увольнении по соглашению сторон запись может выглядеть следующим образом.
- Договор прекращен на основании 77 ст. ТК РФ – по соглашению сторон.
- Договор расторгнут по соглашению обеих сторон — согласно 77 ст. ТК РФ.
Смерть сотрудника не является основанием для прекращения внесения данных о трудоустройстве в его трудовую книжку. При расторжении договора по причине смерти работника, в книжку умершего обязательно должна быть внесена соответствующая запись.
Формулировка основного текста может быть следующая: «Трудовой договор прекращен по причине смерти работника, на основании 6 пункта первой части статьи 83 ТК РФ». Фразу «уволен» в данном случае применять не стоит, потому как указанной ситуации она не подходит.
За книжкой погибшего работника могут обратиться его близкие родственники. Для этого им необходимо предоставить документ, подтверждающий их родство, и подготовить оформленное соответствующим образом заявление.
Трудовая книжка должна быть у каждого работающего на официальной основе сотрудника. В документе отображается вся информация по поводу трудоустройства. Главной среди таковых является прием на работу и увольнение.
При расторжении договора в указанный документ вносятся соответствующие сведения – причина увольнения, ссылка на нормативный акт, на основании которого осуществляется данный процесс. В случае с электронными трудовыми при прекращении деловых отношений работник получает заполненную унифицированную форму СТД-Р.
О данном документе идет речь в следующих нормативных актах:
- Ст. 66 ТК РФ – обязанность нанимателя вести индивидуальную трудовую на каждого специалиста, если место в его компании для последнего основное, и он проработал на нем свыше 5 дней, при этом этот вариант касается всех работодателей без исключения – предприятия и ИП;
- Постановление Правительства от 2003 года № 225 указывает на правила заполнения и хранения трудовых книжек;
- Постановление Минтруда от 2003 года № 69 инструкция по формированию записи в документе;
- Письмо Минфина от 2007 года № 03-01-15/9-286 указывает на то, что трудовые книжки не подлежат утверждению, подобно бланкам строгой отчетности.
ТК РФ Статья 66. Трудовая книжка
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Заполнение трудовой книжки может выполняться по различному сценарию, но при этом существуют определенные правила, которые неизменны в любом случае.
При формировании записи следует:
- В 1-й колонке указать порядковый номер записи, к примеру, 11;
- Во 2-й указать дату осуществления записи, то есть это дата последнего рабочего дня или дня увольнения работника;
- В 3-й графе указать причину увольнения, здесь будут в различных случаях существенные различия, так как причины расторжения правоотношений и разъяснения к ним бывают разными;
- В 4-й делается ссылка на указ руководителя, указываются его реквизиты и дата формирования.
Также необходимо соблюдать особенности внесения записи в трудовую в соответствии с причиной расчета.
| 12 | 30 | 11 | 2017 | Договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников в организации пункт 2 часть 1 статья 81 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 30.11.2017 No 65-У |
Если в ходе заполнения была внесена неверная запись или необходимо аннулировать уже готовую запись, так как обстоятельства изменились и работник остается на рабочем месте, то зачеркивание ненужной записи является неправильным решением проблемы.
Необходимо ниже под следующим порядковым номером написать, что запись под таким-то номером является недействительной и ниже написать правильную запись.
Пример:
- 02. 02. 2017 «Уволен в связи с ликвидацией предприятия …»
- 03. 02. 2017 «Запись №3 является недействительной».
Записи в трудовую книжку об окончании трудового договора вносятся в строгом соответствии с трудовым законодательством. Общие правила их ведения зафиксированы в двух основополагающих нормативных руководствах:
- В Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003).
- В Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003).
В записи принципиальное значение имеет ссылка на причину для увольнения. При указании такого основания не допускается никаких отступлений от буквы закона. Записи должны составляться в строгом соответствии с изложением оснований для увольнения, размещённых в ст. 84.1 ТК РФ.
Запись заносится в день совершения изменения в трудовой деятельности сотрудника. Это установочное положение тем более касается такой принципиально важной для любого трудящегося записи, как фиксация увольнения. Запись требуется выполнять день в день с подписью приказа об увольнении. Единственным исключением из этого правила является прекращение трудового договора по причине смерти работника, когда необходимо дождаться получения свидетельства о смерти.
Трудовые книжки являются бланками строгой отчётности. Исходя из этого факта составлены деловые инструктивные правила требующие неукоснительного соблюдения порядка их заполнения, учёта и хранения. Они изложены в шестом разделе Правил, где предписано ведение двух журналов по их учёту:
- Приходно-расходную книгу, где фиксируются сведения по приобретению и расходу трудовых книжек.
- Книгу движения трудовых книжек, в которую вносятся все данные о трудящемся: Ф.И. О., должность занимаемая по штатному расписанию, разряд, категория время принятия на работу, этапы продвижение по службе, имеющиеся взыскания, награждения, время и причины увольнения.
В крупной фирме оформлением и хранением трудовых книжек ведает отдел кадров. Но если у небольшой организации или у ИП нет подобной службы, то её функцию исполняют назначенные приказом по предприятию ответственные лица или сам ИП (п. 45 Правил).
Главную трудность при выполнении записи об увольнении вызывает фиксация её причины. В реальной жизни причин для увольнения может быть очень много, от «не сошлись характерами» до «переезда в другую область». В ТК на этот счёт имеется список со строго очерченными формулировками, изложенными в ст. 84.
Здесь выделяется тринадцать основных причин для увольнения:
- По договорённости сторон.
- В связи с окончанием срока действия договора.
- По желанию самого трудящегося.
- По инициативе работодателя.
- Из-за перевода на другую работу.
- При избрании члена коллектива на выборную должность.
- Когда сотрудник не желает продолжать трудовые отношения из-за нежелательных для него изменений в условиях работы или смены владельца фирмы.
- Из-за нежелания работника оставаться в подвергшемся реорганизации предприятии с другими условиями трудовых отношений, или при смене подчинённости.
- По состоянию здоровья, когда члену трудового коллектива становится физически невозможно работать на прежнем месте, а должностью с более лёгкими условиями фирма не располагает.
- Когда сотрудник сам не хочет переходить на предложенную ему на предприятии должность, доступную ему по физическим данным.
- В связи со сменой месторасположения компании и отказе сотрудника переезжать в другой регион.
- Из-за невозможности продолжать трудовые отношения по причинам, не зависящим от воли обеих сторон (призыв на воинскую службу, осуждение по судебному приговору, смерть и другое). Практически все указанные ситуации расписаны в ст. 83 ТК РФ.
- В связи с выявленными нарушениями ранее заключённого договора, которые уже невозможно исправить.
Как видим, оснований для увольнения имеется много. Но ещё больше существует формулировок, которые нужно излагать в чётком соответствии с положениями ТК и с указанием конкретного пункта статьи ТК РФ, являющегося основанием для увольнения.
Далее рассмотрено составление стандартных записей для наиболее распространённых случаев увольнения.
Это основание применяется чаще всего, так как является наиболее удобным для работодателя в материальном и правовом аспектах.
Для записи здесь применяются два варианта:
- «Уволен по собственному желанию»;
- «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
Первый вариант следует требованиям пункта 5.2 Инструкции Минтруда № 69, а второй соответствует положениям ст. 84.1 ТК РФ. Оба способа записи вполне корректные и в юридическом плане идентичные. После написания основания увольнения помещается ссылка на пункт 3 ст. 77 ТК РФ.
В настоящий период законодатель требует, чтобы запись об увольнении заверялась самим работником. Для удостоверения своего ознакомления с записью он обязан просто подписаться ниже подписи служащего отдела кадров или сначала написать слово «ознакомлен» и подписаться. Эти варианты постоянно обсуждаются специалистами, которые никак не могут прийти к единственному решению.
Выделяют пять оснований, по которым трудящийся увольняется по инициативе со стороны работодателя (ст. 81 ТК РФ):
- Завершение деятельности фирмы.
- Появление нового собственника компании.
- Сокращение коллектива.
- Грубые нарушения дисциплины и охраны труда.
- Систематическое пренебрежение добросовестным выполнением своих рабочих обязанностей.
Хотя список оснований для расставания с сотрудником на этом не исчерпывается. Тут также можно в третьей графе книжки записать «уволен» или «трудовой договор расторгнут». Оба варианта верны и могут применяться на одинаковом правовом основании.