+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Алгоритм работы архивирования личных дел

Алгоритм работы архивирования личных дел

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения дела, заведенные после года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет ст. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Алгоритм работы архивирования личных дел

Как вести личные дела работников? Алгоритм работы архивирования личных дел Электронный архив документов: максимальная эффективность документооборота. Сегодня все большее количество предпринимателей переходит на электронный документооборот. У этого способа ведения документации есть масса преимуществ.

К ним относятся оперативность передачи файлов, увеличение количества коллективных способов работы с документами, усовершенствование информационного сообщения в компании, повышение ее производительности, а также уменьшение издержек. Как и в случае с бумажным архивом, ведение его электронного аналога предполагает создание, передачу и хранение документов. В нашей статье рассказывается о том, что такое электронный архив документов и как правильно организовать его работу.

Сегодня большинство бизнес-операций автоматизированны. Хранение бухгалтерской отчетности не является исключением и предполагает переход к использованию электронного архива документов. Говоря об электронном архиве копий бумажных документов, в первую очередь стоит пояснить, в чем заключается целесообразность перехода к данной системе хранения. Дело в том, что электронный архив не только является методом сберегания всех важных документов предприятия, но и позволяет усовершенствовать и автоматизировать его бизнес-процессы.

Безусловно, ведение бумажного документооборота в любой организации должным образом отлажено и, как правило, не вызывает затруднений у специалистов, которым хорошо известны сроки хранения всех официальных бумаг.

Однако некоторые этапы все же сопряжены с определенными трудностями, избежать которых можно, перейдя к ведению электронного архива документов. Сущность перехода к электронной системе сводится к тому, что вся документация вашего предприятия сканируется, преобразовывается в файлы и упорядочивается.

Причем ознакомиться с этими документами можно будет в любое удобное время. Таким образом, любой сотрудник вашей организации буквально за считанные минуты сможет найти нужные документы и произвести с ними требующиеся манипуляции например, обработать, извлечь нужную информацию, отправить коллегам и пр. Еще одним достоинством электронного архива по сравнению с его бумажным аналогом является освобождение рабочего пространства в офисе, ведь хранить кипы бумаг уже нет никакой необходимости.

Таким образом, можно говорить о настоящей модернизации бизнес-процессов. Существует перечень законодательных актов, которые регламентируют организацию работы электронного архива организации. Существует классификация электронных архивов документов по признаку их функционального назначения.

Однако стоит отметить, что данное разделение является условным, поскольку зачастую электронный архив может использоваться сразу для решения нескольких задач. Кадровый Учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство:. Благодаря внедрению электронного архива документов в организации вы получите следующие преимущества:. Если вы задумались о создании электронного архива документов на предприятии, вам полезно будет ознакомиться со следующими аргументами в пользу этого решения:.

В таблице ниже вы можете ознакомиться с перечнем наиболее распространенных проблем в процессе архивирования и дальнейшей работы с бумажной системой хранения документов. С проблемой можно столкнуться и до архивирования документа, и после. Для бизнеса подобна ситуация чревата убытками и прочими неприятностями. Чем больший объем документов хранится в архиве, тем большее количество времени может понадобиться на поиск нужного.

Сотруднику может потребоваться даже несколько часов для того, чтобы просмотреть все кипы бумаг. Бумажный архив необходимо где-то хранить, а значит, придется арендовать или возводить лишние помещения, что повлечет за собой ненужные траты.

Для организаций с широкой сетью филиалов и подразделений создание единого места хранения бумажных документов крайне неудобно и финансово невыгодно. Создание нескольких архивов на местах также не является решением проблемы.

В случае с бумажными документами данную проблему можно решить посредством создания копий, однако это — лишние расходы. В некоторых случаях в нескольких подразделениях могут одновременно затребовать подлинники — и как быть в такой ситуации? Бывает, что после архивирования документа в него вносят поправки. В таком случае следует сначала найти нужный экземпляр в бумажном архиве, создать новый, а прежний списать.

При такой волоките иногда забывают заменить старую версию документа на новую, а это значит, что любая проверка обнаружит нарушение и выпишет штраф. Много времени тратится на операции, не связанные напрямую с работой с документами. Речь идет о поиске и передаче нужных бумаг по месту требования, транспортировке их из архива и после в архив. Оформление отчетности для налоговой службы занимает много времени.

Если речь идет об организации с филиалами, то этот процесс осложняется тем, что документы могут находиться в разных подразделениях. Под влиянием внешних факторов, например природных катаклизмов или чрезвычайных ситуаций, бумажный архив может быть безвозвратно уничтожен либо сильно поврежден. При систематизации документов могут быть допущены ошибки, что вызовет сложности при последующем поиске и работе с ними. Эффект от реорганизации может быть положительным, но продержится он недолго.

Сам по себе это крупномасштабный процесс, требующий серьезной предварительной подготовки. В первую очередь необходимо обратиться к специалистам и тщательно изучить действующую систему.

На основании полученных данных следует продумать план мероприятий по реорганизации. По завершении реорганизации система архивирования начнет работать по-новому.

Однако те, кто решит применить реорганизацию архива документов, рискуют столкнуться с некоторыми сложностями. Остановимся на этом подробнее. Как мы уже сказали, в первую очередь следует обратиться к профессионалу, который сможет изучить действующую систему архивирования, дать грамотное заключение и осуществить последующую реорганизацию. А наем дополнительного специалиста — это еще одна статья расходов и оформление новой партии документов. Попытка решить проблему посредством обращения в аутсорсинговую компанию либо через аутстаффинг также не гарантирует желанного успеха.

Нанимать одного консультанта на непродолжительный период времени, помимо прочего, нерационально. Более того, уже при создании новой системы архивирования документов могут возникнуть прежние проблемы, в частности, связанные с отсутствием компетентных специалистов в штате. Также есть риск того, что внедрение новой системы не сможет решить существующие проблемы либо решит их, но частично либо ненадолго.

К тому же стоит учитывать, что сотрудникам предприятия понадобится время, чтобы освоить новую систему, и, пока это не произойдет, они будут совершать ошибки и работать недостаточно быстро. Таким образом, применив способ реорганизации системы архивирования документов, вы можете избавиться от прежних проблем, но при этом столкнуться с новыми. Исходя из вышесказанного, данный способ решения проблем в сфере хранения документов может иметь негативные для бизнеса последствия.

Наем дополнительных сотрудников — способ, позволяющий решить проблемы на каком-то одном участке. Кроме того, всегда есть риск, что нанятый сотрудник не будет иметь нужной квалификации. Имейте в виду, что каждый новый специалист в штате потребует от вас увеличения фонда заработной платы, а значит, и повышения расходов.

Действительность такова, что полностью отказаться от ведения бумажной документации невозможно, но наличие электронного архива позволит вам вывезти весь объем бумаг в надежное хранилище и работать только с отсканированными копиями. Применение электронной системы позволяет архивировать документы, а также просто и быстро находить нужные экземпляры.

Таким образом производительность труда значительно увеличивается. При такой интенсивной работе оригиналы документов находятся в безопасности в хранилище.

Электронный архив документов как система включает в себя ряд связанных друг с другом элементов, а именно:. Помимо них, применяют и другие программные средства к примеру, конвертеры таблиц различных СУБД, необходимых для создания общего информационного пространства, и пр. Возвращаясь к уже перечисленным выше подсистемам, следует отметить, что, вполне вероятно, вам потребуются далеко не все.

В этом случае от ненужных подсистем можно отказаться. Заслуживает внимания и тот факт, что границы подсистем весьма размыты. В частности, иногда одно и то же устройство может служить и для сканирования, и для тиражирования. МФУ — многофункциональное устройство, используемое и для печати, и для сканирования, и для ксерокопирования.

Подобных примеров можно привести немало, однако они не исключают наличия всех этих подсистем. Каждая ситуация индивидуальна: в каких-то случаях одно и то же устройство выполняет несколько разных функций, в каких-то — нет. Еще не так давно считалось, что электронный архив может быть организован лишь двумя способами, предполагающими:.

Однако сегодня создан и внедрен в делопроизводство смешанный способ организации электронного архива документов. В нем объединены достоинства вышеназванных методов, а именно легкость управления SQL-сервера, высокий уровень производительности, возможность коллективной работы с информацией, безлимитный объем хранящихся файлов, небольшие расходы, связанные с содержанием данных в современных хранилищах.

Какую из схем выбрать для своей организации, вы должны решить, проанализировав объем информации, который планируете хранить, число пользователей, а также желаемую скорость работы с файлами.

Чаще всего на предприятиях внедряют одну из четырех приведенных ниже типовых схем организации электронного архива документов:. Эта схема оптимальна, когда речь идет о начале формирования электронного архива. Если возникнет необходимость, вы сможете расширить хранилище и добавить недостающие функции. Работа с электронным архивом документов, созданном по такой схеме, имеет ряд преимуществ.

В частности, к ее достоинствам следует отнести простоту управления и хранения файлов. Данная схема является двухкомпонентной, и между этими составляющими налажен обоюдный обмен данными: SQL-сервер служит для оперативного хранения файлов, а файловый накопитель — для долгосрочного.

С помощью классической схемы удобно работать с файлами объемом до Мб на высокой скорости на стороне SQL-сервера. Стоимость хранения документов в этом случае совсем невысока, а ограничений по объему содержащихся в архиве файлов почти нет. Если вы планируете хранить крупные информационные объекты видео, аудио, карты, подкасты, графику и т. В частности, довольно важно, чтобы присутствовал потоковый доступ к содержащимся в архиве файлам те есть работа не со всем документом, а только с нужным вам фрагментом.

При такой схеме устанавливают 4 хранилища, разбитые на пары. Первая включает в себя оперативный SQL-сервер и файловый архив для документов, объем которых не превышает Мб. Вторая пара представляет собой электронный архив для документов объемом свыше Мб. Внедрив подобную схему в своей организации, вы сможете наладить высокопроизводительную работу с документами любого объема, иметь к ним доступ в любое время, а также хранить файлы без ограничения по срокам.

Иногда мощности одного сервера не хватает при работе с документами большого объема либо при одновременном многопользовательском сеансе. Решением проблемы в этом случае станет использование распределенной схемы организации электронного архива документов, которая предполагает наличие серверной базы данных и нескольких файл-серверов.

Упомянутая выше нагрузка будет равномерно распределятся между данными серверами. Хранимые вами электронные документы распределяются по всем накопителям, благодаря чему происходит балансирование нагрузки и на каждом сервере, и по все сети.

Также увеличивается максимальный объем хранимых документов, уменьшается цена использования хранилища, возрастает отказоустойчивость всей системы.

Как вести личные дела работников? Алгоритм работы архивирования личных дел Электронный архив документов: максимальная эффективность документооборота.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника присвоении ему почетных званий и т. Кроме того, в личное дело помещаются но при этом не подшиваются в него справки, заверенные фотографии сотрудника и т. При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью: личному делу присваивается учетный номер; производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела; в личное дело вкладывается внутренняя опись см.

Личные дела уволенных сотрудников

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации

Как организовать хранение личных дел сотрудников Обложка личного дела образец скачать Общие вопросы организации хранения документов. В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации.

Увольнение Вопрос Добрый день, подскажите как оформить личные дела уволенных сотрудников архива как такового у нас нет, просто отдельный кабинет.

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Обратить внимание. Все дела по кадровым вопросам со времени создания и ко времени передачи их в архив предприятия хранятся по месту формирования в соответствующих структурных подразделениях предприятия согласно номенклатуре дел. Так, расчетно-платежные ведомости лицевые счета по заработной плате работников хранят в финансовой службе бухгалтерии предприятия. Оформление дел по кадровым вопросам возлагается на работников кадровой службы при методической помощи работников архива предприятия.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации Автор: Попова Е. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России Формирование и оформление дел в делопроизводстве Экспертиза ценности документов и комплектование архива организации Требования к оформлению дел, передаваемых в архив организации Ежедневно в каждой организации создаётся множество документов разных сроков хранения.

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

.

Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Силантий

    Нет слов,паалюция .вот же гнусы. Особенно эта стерва, которая в дежурной части сидит.

  2. Саломея

    Все эти обещания по поводу газа и прочего самая настоящая ЛАПША! И это мы поймем как всегда потом.

  3. lionfonemmead80

    Ув. Тарас у нас все налоги исключительная глупость, это я вам говорю как бывший начальник отдела аудита налоговой службы, проработавший там 15 лет. Так что ничего удивительного нету, если будет еще 1 глупый налог.

  4. Будимир

    Постоянно про кредитные карты говорит, хотя имеет ввиду скорее всего все-таки дебетовые. Но это ладно, не будем к словам придираться. А по сути пока не очень понятно, каким образом будут выдвигаться обвинения, и каким способом я буду доказывать. 99 тех, кто тут пишет вот была блокировка говорят про блокировку защищающую вас от мошенников. Сбербанк этим очень грешит, но не надо так уж на него наседать. Дело в том, что у него специфика такая бабушки как бы немного плохо разбираются в современных технологиях и реалиях, их разводят, выманивают номер и CVV как раз плюнуть. А их в сбербанке большинство, вот они и кроют карты из-за каждых 10-20 тысяч и после аутентификации пользователя разблокируют. После первой разблокировки, к слову, они ставят галочку где-то у себя человек разумный и больше твой счет не блокируют. А вот перед кем я буду оправдываться в случае чего, за происхождение этих денег. Друг попросил, я ему дал налом 50к, скажем, он мне потом вернул. Как мне доказать, что это не доход? И кто будет решать, смог я доказать или нет?

© 2018-2021 digital-rostov.ru